３．１．２．３．２　目录号：目录号是全宗内案卷目录的顺序号。目录号可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内不得有重复的案卷目录号，如自治区档案馆按不同保管期限设置案卷目录号，并以自然数标识，分别代表不同的保管期限。目录号１表示永久，２表示长期，３表示短期。

３．１．２．３．３　案卷号：按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号，用四位阿拉伯数字标识，如“０１２３”表示案卷号。不设重号，若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。如“０１２３（２）”表示１２３号卷的第二卷。

３．１．２．４　全宗名称：着录产生档案的单位。单位必须着录全称或不发生误解的通用简称。

例１：“中国共产党宁夏回族自治区委员会”或“宁夏自治区党委”；

例２：“宁夏自治区交通厅”。

以上不应简称为“区党委”、“区交通厅”等。

３．１．２．５　题名：又称案卷标题、题目，是表达卷内多份文件中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，应重新拟写后再着录。

３．１．２．６　文件起止日期：指文件的起始日期和终止日期。时间着录到日为止，用８位阿拉伯数字表示，第１－４位表示年，第５－６位表示月，７－８位表示日。如“１９８１０８１２”。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“０”补之。考证不出准确年份，可着录大致年份。如５０年代的，起始时间着录为“１９５００１”；终止时间着录为“１９５９１２”。

３．１．２．７　控制符：按开放档案的要求，档案馆档案分为开放档案和未开放档案。开放档案着录为“”，未开放档案不着录。

３．１．２．８　保管期限：对档案划定的存留年限，一般分为永久、长期、短期三种。

３．１．２．９　密级：文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。ＧＢ／Ｔ７２５６－１９８７第四章将文献保密等级划分为六个等级，名称与代码如下：

              文献保密等级代码

着录时应着录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级着录，对已升、降、解密的文件，应着录新的密级，公开级、国内级可不着录。

３．１．２．１０　分类号：揭示档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定着录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“；”间隔。

３．１．２．１１　主题词：是指在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“；”间隔。

３．１．２．１２　关键词：是指不借助主题词表直接使用未经规范的自然语言进行标引的检索标识。多个关键词之间用“；”间隔。

３．１．２．１３　目录级别符：有文件级目录则着录“＃”，无文件级目录则不着录。

３．１．２．１４　载体类型：档案信息载体物质形态的种类。档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予着录，其他载体类型据实着录。

３．１．２．１５　载体规格：档案信息载体物质形态的尺寸及型号。规格指档案载体的尺寸及型号，应据实着录。如标准的纸质的文书档案着录１６Ｋ、Ａ４，特殊类型的缩微平片着录１０５ｍｍ１４８ｍｍ，录像磁带着录３／４英寸，磁盘着录３．５英寸等。

３．１．２．１６　载体数量：档案信息载体物质形态的数量。用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“卷”、“册”、“张”、“页”、“份”、“片”、“盒”、“米”等。如页数，指案卷内所有文件的总页码数，例“１０６”表示卷内文件共有１０６页。