３．１．２．１７　附注：着录档案中需要解释和补充的事项。

３．２　文件级目录（１）．ｄｂｆ数据库结构与着录格式

３．２．１　文件级目录（１）．ｄｂｆ数据库结构及字段（见表２）

文件级目录（１）．ｄｂｆ数据库结构及字段一览表

（表２）

    注：“字段名称”指该字段的显示名称，“字段名”指数据库中的实际存取字段名称，字段类型中Ｄ为日期型，Ｃ为字符型，Ｎ为整数型。

３．２．２　文件级目录（１）字段着录格式

３．２．２．１　着录项目选择：档案馆代码、档号、题名、责任者、成文日期、控制符为必须着录项目。其他着录项目为选择着录项目。

３．２．２．２　档案馆代码：同３．１．２．２

３．２．２．３　档号：同３．１．２．３

３．２．２．３．１　全宗号：同３．１．２．３．１

３．２．２．３．２　目录号：同３．１．２．３．２

３．２．２．３．３　案卷号：同３．１．２．３．３

３．２．２．４　题名：文件标题中有副题名的按原文照录于正题名，没有题名或题名含义不清的，依据其内容拟写题名并加“”号填写在目录中。在正件与附件作为１件时，如果正件题名不能反映附件内容，可在正件题名后录附件题名并加（）。

３．２．２．５　责任者：制发文件的组织或个人。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关。

３．２．２．５．１　个人责任者一般只着录姓名，必要时在姓名后着录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”。

３．２．２．５．２　团体责任者必须着录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后着录应一致。

例１：“中国共产党宁夏自治区委员会”或“宁夏自治区党委”；

例２：“宁夏自治区交通厅”；

例３：“宁夏自治区科学技术委员会”或“宁夏自治区科委”；

例４：“宁夏自治区妇女联合会”或“宁夏自治区妇联”

以上不应简称为“区党委”、“区交通厅”、“区科委”、“本会”等。

３．２．２．５．３　责任者有多个时，最多着录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须着录，被省略的责任者用“［等］”表示，各责任者之间以“；”号相隔。

３．２．２．５．４　未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应着录考证出正确的责任者，并加“”号。

３．２．２．５．５　会议文件责任应写明会议全称、举行的届次数。

例：宁夏回族自治区第一届人民代表大会第一次会议

３．２．２．６　成文日期：是指文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。

３．２．２．６．１　文件形成时间由８位阿拉伯数字表示，第１－４位表示年度，第５－６位表示月份，第７－８位表示日期。

例１：某文件形成时间１９８１年８月２４日。

应着录为“１９８１０８２４”。

例２：某文件形成时间为２００２年１２月９日。

应着录为“２００２１２０９”。

３．２．２．６．２　文件时间不完整，或考证不出年份的，或部分时间字迹不清的，应考证出大致年份，着录该年代的起始年份，月日缺少或不清部分以“０”补之。文件未署形成时间或所署时间有误者，应着录考证出的准确的文件时间。

例１：某文件所署形成时间１９６５年１０月。

应着录为１９６５１０００

例２，某文件所署时间为五十年代，其缺少月日并无法考证。

应着录为１９５０００００

例３：某文件未署时间，经过考证为１９５４年１月１日。

应着录为１９５４０１０１

３．２．２．６．３　由若干份文件为对象着录一个条目时，着录其中最早文件时间。

例：某文件组合有１９５１年６月８日；１９５２年７月１５日。

应着录为１９５１０６０８