３．２．２．７　控制符：同３．１．２．７

３．２．２．８　附件：只着录附件题名，有多个附件时，应逐一着录各附件题名。附件过多，题名又具有独立检索意义时，应另行着录条目，但应在附注中加以说明。

３．２．２．９　文本项：即稿本，指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况着录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。

３．２．２．１０　密级：密级是文件保密程度的等级。ＧＢ／Ｔ７２５６－１９８７第四章将文献保密等级划分为六个等级，名称与代码如下：

文献保密等级代码

着录时应着录汉字代码。密级一般按文件形成时所定密级着录，对已升、降、解密的文件，应着录新的密级，公开级、国内级可不着录。

３．２．２．１１　保管期限：同３．１．２．８

３．２．２．１２　文件编号：是指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号又称文号，是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文着录。有多个文件编号的，着录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“”着录。

３．２．２．１３　分类号：同３．１．２．１０

３．２．２．１４　主题词：同３．１．２．１１

３．２．２．１５　关键词：同３．１．２．１２

３．２．２．１６　载体类型：同３．１．２．１４

３．２．２．１７　载体数量：用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“张”、“页”、“片”、“盒”、“米”等。如页数，指每份文件的页码数，例“１１”表示该份文件有１１页。

３．２．２．１８　载体规格：同３．１．２．１５

３．２．２．１９　起始页次：即张页号，是案卷内文件每页（张）的顺序号。起始页次用自然数标识。如“２１”表示起始页次的张页号。

３．２．２．２０　附注：同３．１．２．１７

３．２．２．２１　全文标识：全文标识包括全文文件的路径、名称和文件格式三个部分，用于访问全文。文件正文有电子文件形式的着录，无电子文件形式的不着录。

例“ｃ：〖ＢＳ（Ｘｄａｊ宁夏自治区档案局文件目录．ＴＸＴ”。其中，“ｃ：〖ＢＳ（Ｘｄａｊ”为路径，“宁夏自治区档案局文件目录”为文件名，“ＴＸＴ”为文件格式。文件格式应尽量采用通用文件格式。国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》推荐的通用文件格式为：文字型数据采用ＸＭＬ文档和ＲＴＦ、ＴＸＴ格式；扫描图像数据采用ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ格式；视频数据采用ＭＰＥＧ、ＡＶＩ格式；音频数据采用ＭＰ３、ＷＡＶ等格式。确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

３．２．２．２２　序号：是卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字标识。

３．３　文件级目录（２）．ｄｂｆ数据库结构与着录格式

３．３．１　文件级目录（２）．ｄｂｆ数据库结构与字段（见表３）

    文件级目录（２）．ｄｂｆ数据库结构及字段一览表

（表３）

注：“字段名称”指该字段的显示名称，“字段名”指数据库中的实际存取字段名称，字段类型中Ｄ为日期型，Ｃ为字符型，Ｎ为整数型。

３．３．２　文件级目录（２）字段着录格式

３．３．２．１　着录项目选择：档案馆代码、全宗号、年度、档案馆编件号、正题名、责任者、成文日期、控制符为必须着录项目。其他项目为选择着录项目。

３．３．２．２　档案馆代码：同３．１．２．２

３．３．２．３　全宗号：同３．１．２．３．１

３．３．２．４　年度：年度指文件形成年度，年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“２００２”。

３．３．２．５　档案馆编件号：档案馆编件号是依据ＤＡ／Ｔ２２－２０００《归档文件整理规则》，将档案移交进馆后，在分类方案最低一级类目内，按文件顺序给予的标识。件号用五位阿拉伯数字标识。如立档单位是宁夏自治区党委办公厅，其在２００２年度形成的永久保存的第２３６份文件，可标识为“０５７－２００２－Ｙ－