３．３．２．６　题名：同３．２．２．４

３．３．２．７　责任者：同３．２．２．５

３．３．２．８　成文日期：同３．２．２．６

３．３．２．９　控制符：同３．１．２．７

３．３．２．１０　保管期限：保管期限一般分为永久、长期、短期三种，可以分别用第一个汉语拼音字母来代替，即Ｙ为永久，Ｃ为长期，Ｄ为短期。

３．３．２．１１　档案室编件号：依据ＤＡ／Ｔ２２－２０００《归档文件整理规则》整理归档文件后形成的文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按文件顺序开始标注。标注时用四位阿拉伯数字标识。如第３４份文件，标识为“００３４”。

３．３．２．１２　组织机构或问题：按照ＤＡ／Ｔ２０００《归档文件整理规则》整理的归档文件，以保管期限、年度、组织机构或问题为分类方法的，应着录组织机构或问题，即文件形成或承办机构或问题的名称或规范化简称的名称。

３．３．２．１３　附件：同３．２．２．８

３．３．２．１４　文本项：同３．２．２．９

３．３．２．１５　密级：同３．２．２．１０

３．３．２．１６　文件编号：同３．２．２．１２

３．３．２．１７　分类号：同３．１．２．１０

３．３．２．１８　关键词：同３．１．２．１２

３．３．２．１９　主题词：同３．１．２．１１

３．３．２．２０　载体类型：同３．１．２．１４

３．３．２．２１　载体规格：同３．１．２．１５

３．３．２．２２　载体数量：同３．２．２．１７

３．３．２．２３　附注：同３．１．２．１７

３．３．２．２４　全文标识：同３．２．２．２１

４　档案目录数据交换

４．１　档案目录数据交换格式

交换档案目录数据的文件格式，本标准规定扩展名为．ＤＢＦ的Ｘｂａｓｅ关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。

４．２　档案目录数据交换要求

Ａ．数据级别分为文件级和案卷级。文件级用汉语拼音字母“Ｗ”标识；案卷级用汉语拼音字母“Ａ”标识。

Ｂ．档案馆代码着录方法同３．１．２．２。

Ｃ．全宗号着录方法同３．１．２．３．１。

Ｄ．数据交换年度着录方法同３．１．２．６。

Ｅ．当文件长度超过存贮介质容量时，分割为若干个库文件存贮，并按顺序进行编号。库文件编号从０１－９９顺序编制。

示例１：建库单位是宁夏自治区党委，数据交换级别是文件级数据库，全宗号０５７，数据交换年度２０００年，库文件编号为１号。库文件名着录为：Ｗ０５７２００００１．ＤＢＦ。

示例２：建库单位是银川市档案馆，数据级别是案卷级数据库，档案馆代码４６４００２，数据交换年度２００２年，库文件编号为１号。库文件名着录为：Ａ４６４００２２００２０１．ＤＢＦ。

４．３　档案目录数据传递盘的要求

４．３１　经过加密处理的档案目录移交盘，移交的同时提供解密手段。

４．３２　经过压缩处理的档案目录移交盘，移交的同时提供解压手段。库文件长度超过存储介质容量时，可将库文件分为若干子文件存储。

４．３３　档案目录移交盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、相关年度及盘号，馆际之间档案目录数据交换要注明档案馆代码。

４．３４　档案目录移交盘采用光盘ＣＤ和３．５英寸软盘。网上传递仅限党委和政府内部网络。

４．３５　档案目录移交盘应经过检验，确为无病毒盘才能接收。

４．４　本标准涉及的各种符号，如“－－”、“”、“”“；”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。