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美国大学档案工作见闻——滕鲁平

    ２００６年７月，我荣幸地成为全国档案系统中青年档案工作者档案现代化管理赴美培训代表团的一员。其间，完成了在密歇根大学（以下简称密大）本特利历史图书馆和耶鲁大学（以下简称耶大）手稿档案馆和影像档案馆的学习任务，出席了２００６年美国档案工作者年会。通过学习培训，我对美国大学的档案工作有了初步的了解与认识。

                                        档案提供利用理念
    从密大本特利历史图书馆、耶大手稿档案馆和影像档案馆在档案提供利用中扮演的角色、利用内容、利用对象及利用率来看，美国的档案提供利用工作与社会文化是融于一体的。档案与图书趋于“殊途同归”，其提供利用理念是回归社会大文化的。档案馆在利用过程中角色很多。一是提供查询方向，并就如何利用馆藏问题对查阅者进行指导；二是在版权允许的情况下做一些其它工作。如利用档案支持教育、协助翻译等；三是站在中间立场开展商业咨询；四是以合作者的角色为利用者提供服务；五是通过公报、网络、组织发表演讲、向公众宣传、演示馆藏。利用者查询的内容有：大学的发展过程、教堂的历史、音乐、木材、污染、地铁情况、家谱档案、人口统计资料、婚姻状况档案、葬礼档案等。利用对象有大学学生、教职员工（包括学校行政方面的研究人员）、专业研究人员、学者、铁路交通方面的工程师、历史学家、律师、作家、家谱学家。在２００４年至２００５年的统计中，密大本特利历史图书馆公布了对利用者研究的几个数字：网上与信函远地联系２０００余人（次）；来馆查阅者近３０００人（次）。总计一年利用５０００人（次）。我们还了解到，到福特研究中心参观的学生很多，有以学校为单位的，有以家庭为单位的。这中间更多的是对福特家族进行研究的历史学家，还有汽车、飞机制造专业技术人员。福特研究中心档案馆馆长说，当用户使用档案与国家的要求发生冲突时，我们倾向于用户。用户与国家政府比，用户是弱者。不难看出，他们的指导思想是尽一切可能地站在为利用者服务的立场上。

                                        对外交流与宣传
    密大和耶大都注重于对外交流与宣传。为了实现国际间的、馆际间的以及院校之间的交流，实现密大和耶大各辖属十多所院校的档案资源共享，档案工作人员积极主动地与大学的各个方面取得联系，告知馆藏中记录大学历史、运行情况、发展过程的档案已经或将要发挥的作用。一方面是有利用需求，但更主要的是为了传播知识，以引起大学对相关内容档案的收集与捐赠的兴趣。同时，还告诉公众，档案馆在做什么，为什么要这样做，并向公众介绍其馆藏的方方面面，甚至包括特殊的葬礼档案。利用者可以通过去逝日期查找到有关逝者的一些情况。他们还以举办展览的方式加强对外宣传。耶大的档案展览地点选择的是耶大图书馆３０米长的走廊，众人往来于档案阅览室、期刊室、报纸阅览室、电子阅览室的“必经之地”。他们把档案放在玻璃展柜内，以厨窗的形式将藏品展出。展出内容每月更换一次，最长不得超过两个月。展出的藏品都是社会所关注的现实和历史问题，如安妮（集诗人、作家于一身的女飞行员）的诗歌、小说、散文和航拍照片，其中一张照片记录了１９３１年９月２２日中国黄河泛滥的悲惨场面。安妮写信告知她的妈妈，回国后又号召公众捐钱，帮助中国渡过难关。展览给中国留学生、整个大学和社会留下很深的印象，更让代表团成员去思考如何通过举办展览、演示馆藏进行对外交流与宣传。

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