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美国大学档案工作见闻——滕鲁平

    照片在网上的提供利用使对外宣传与交流更具特色。密大本特利历史图书馆在网上放置了４５００张老照片，展示的是密大的片段历史。耶大影像档案馆在网上的照片不计其数，展示的是耶大３００年的历史。所有照片都按不同的专题划分，其中一个专题是中国留学生在耶大全面发展的情况。还有一些不知版权的照片也在网上，并附有说明：我们把这些照片放在网上是为了研究，并无商业运作目的，谁拥有这些照片的版权，请告诉我们。假如使用这些照片出了书，作为出版物的单位或个人请务必与版权所有者或版权归属单位联系。

                                       利用需求与业务工作
    在美国同行看来，一个没有需求的行业，必定是萎缩的行业。因此，在开展各项业务工作的过程中，他们非常注重于档案利用需求现状与前景的分析研究。如何了解“用户需求”，主要有两个途径：一是利用者来馆查询，根据查询内容了解用户需求；二是利用者来信来函，通过信函了解利用者希望得到哪些方面的材料。
    密大本特利历史图书馆及耶大手稿档案馆和影像档案馆的馆藏档案全部靠捐赠，从不花钱收集。工作人员主要依据社会和个人需求与捐赠者联系，征得捐赠者同意，按照捐赠程序与其签定协议。捐赠者可以决定开放年限，但必须规定明确的、具体的开放时间。档案进馆后，便对“文件背景信息”进行摘要或描述。个人捐赠者文件背景信息包括：办公地址、家庭住址及成员情况、受教育记录、主要经历、业务活动摘要、论着情况、演讲记录、传记引证、获得专利情况、学术专业协会及公益活动等。摘要、描述文件背景信息的做法，在收集与提供利用档案方面，都发挥了相当大的作用。利用文件背景信息寻找线索，扩大了捐赠范围，也使利用率、查准率大幅度提高。如通过某一作家的手稿档案背景信息，可以查找到手稿出版物（图书、期刊）在某一图书馆的存放位置。
    密大本特利历史图书馆和耶大手稿档案馆的档案检索工具很简单，只做到案卷级目录。他们的编目原则是一切根据利用需求并围绕着如何使利用者得到最大化的方便来编制检索工具，工作重点是与捐赠者紧密联系，深加工内容摘要或馆藏专题介绍等。整理编目部ＢｒｉａｎＷｉｌｌｉａｍｓ执笔的《二战中的密大》，就是根据利用需求而编写的一部馆藏专题介绍，利用率很高。还有一些利用者，自己对所要查找的具体内容不十分清楚，只知道相关情况，或是仅有一点印象。根据这些特殊用户，他们编制了不同载体、不同形式的检索工具，称之为发散式导检表。使用导检后，查阅者可以很快地找到他们所需要的材料。
    美国的档案装具非常简陋，如同装运商品的长方形的纸箱。在耶大手稿档案馆和影像档案馆参观时，我们看到档案盒的外表标有各种各样的符号，有的还贴有不同颜色的纸条。这些符号和纸条都是工作人员对档案使用情况与利用分析所做的标记。因此，从一个侧面反映出美国档案工作者用大量的时间分析、研究档案的利用情况，追求内在，讲求有序，不刻意求得外观的整齐与美观。
    利用需求与馆藏档案数字化密不可分。在密大本特利图书馆和耶大手稿档案馆，大规模的数字化是没有的。搞数字化仍然要根据利用现状和前景需求进行分析。第一个参数是共享性。利用、需求的人多，才有必要搞数字化。美国档案数据库中心也是依据利用现状和前景需求分析结果，公布了内战、越战、二战时期的战犯名单，还有二战时期参战的飞机架次报告等。他们主张档案数字化的目的性，即明确数字化后所要产生的社会效益。共享性是“是否数字化”的第一个参数，但它不是唯一的。关于档案管理软件的使用，考虑最多的仍是利用者的需求问题。

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