8图像存储
8．1存储格式
8．1．1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
8．1．2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
8．2图像文件的命名
8．2．1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
8．2．2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

 

9目录建库
9．1数据格式选择
    目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
9．2档案著录
  按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9．3目录数据质量检查
    采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

 

10数据挂接
10．1汇总挂接
    档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
10．2数据关联
    以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
10．3交接登记
    认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

 

11数据验收
11．1数据抽检
11．1．1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11．1．2一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。
11．2验收指标
11．2．1目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
11．2．2一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。
  合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％
11．3验收审核
  验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
11．4验收登记
    认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

 

12数据备份
12．1备份范围
    经验收合格的完整数据应及时进行备份。
12．2备份方式
    为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
12．3数据检验
    备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
12．4备份标签
    数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
12．5备份登记
    填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

 

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