1 范圈

本标准规定了软磁盘、光盘等作为载体交换明清档案机读目录数据时所使用的格式．

本标准规定的明清档案机读目录数据文件的组织形式为交换格式的文本文件．

本标准适用于全国明清档案目录中心机读目录数据信息交换．

2 舰范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本．凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB /T 1988 —1998 信息技术信息交换用七位编码字符集

GB / T 2901—1992 书目信息交换用磁带格式

GB / 2312 —1980 信息交换用汉字编码字符条基本集

GB / 18030—2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充

DA / T8—1994 明清档案著录细则

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准．

3.1
档案目录catalogue of archives
按照一定的秩序编排而成的条目组合．是档案管理、检索和报道的工具。

3.2
机读目录machine-readable catalogue
将档案目录按照一定格式愉人计算机内，可以由计算机读取、管理、检索的档案目录信息．

3.3
数据 data
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示．

3.4
记录 record
字段的集合，完整描述一件事物的相关数据处理单元。

3.5
字段 field
记录中可识别的特定范围数据，可包含一个或多个子字段。

3.6
子字段sub-field
字段的一部分,它含有一个确定的数据单元

DA / T 33 一2005

3.7
数据元素data-element
被明确标识的最小数据信息单位．

3.8
字段标识符 tag
识别字段的一组三位数字符号。

3.9
子字段标识  sub-field identifier
识别子字段的符号，由（b~~j）字母标识。

3.10
指示符 indicator
字段标识符后，提供有关字段内容的附加信息．用（0 - 9 ）数字标识．

3.11
分隔符  separator
用来限定记录、字段、数据单元的控制符．
记录分隔符＆，字段分隔符＠，子字段标识符$.

4 交换格式的记录构成

4.1 记录结构
记录由一组按一定格式写入的物理记录序列构成．
一条记录由记录头标、若干字段和记录尾标组成。

记录头标  标识记录的开始信息，由1 位字符组成．
其取值,M 代表明朝档案;Q 代表清朝档案．

记录尾标  标识记录的结束信息．由1 位字符组成．其取值，" & " .

4.2 字段结构

字段标识符    标识该字段数据区所属的字段，其取值为三位数字。

指示符        标识对应字段的属性。其取值为数字空时为“# " .

子字段标识符  由2 位字符组成，标识字段中所属的子字段,
              其第一位取值“＄”。
              第二位取值为小写字母．

字段分隔符    指示该字段数据区结束．其取值为“@”。

4．3 文件结构

由若干记录组成一个文件，文件起始处为说明记录。

4.4字段标识符说明
下列各字段定义除有专门说明外，均与DA / T8 一1994 相应的著录项的定义保持一致．

101     档号
指示符为空
子字段表
标识符       内容           说明
$ b        全宗号