电子文件归档与管理规范

    1  范围

    本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计

    的一般方法。

    本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本

    标准。

    2规范性引用文件

    下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有

    的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究

    是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

    DA／T 18档案著录规则

    DA／T 22归档文件整理规则

    3术语和定义

    下列术语和定义适用于本标准。

    3．1

    电子文件electronic records

    指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

    读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

    3．2

    归档电子文件  archival electronic records

    指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

    3．3

    背景信息  context

    指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产

    生影响的历史环境等信息。    ．

    3．4

    元数据  metadata

    指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软

    件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

    3．5

    逻辑归档logical filing

    指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部

    门移交的过程。

    3．6

    物理归档  physical filing

(~B／T 1 8894—2002

    指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3．7

    真实性authenticity

    指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3．8

    完整性integrity

    指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。3．9

    有效性utility

    指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3．10

    捕获capture

    指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。3．1 1

    迁移  migration

    指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。4  总则4．1  电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4．2应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4．3应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4．4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4．5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。4．6应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。5