供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

    7．5．2．3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁

    盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

    7．5．2．4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保

    管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

    7．5．2．5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

    7．5．2．6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》

    (见附录A的表A．4和表A．5)。

    归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A的表A．4)，以件为单位填

  写续页(见附录A的表A．5)。

  7．5．2．7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

  7．5．2．8  归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

8归档电子文件的整理8．1  归档电子文件的整理按DA／T 22规定的要求进行。8．2归档电子文件以件为单位整理。8．3  同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。8．4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。8．5  电子文件的著录应参照DA／T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等)。8．6将著录结果制成机读目录和纸质目录。9归档电子文件的移交、接收与保管9．1移交、接收与保管要求

    对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。9．2移交、接收检验9．2．1  文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100 9，6时方可进行交接。9．2．2检验项目如下：

    ——载体有无划痕，是否清洁；

    ——有无病毒；

    ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

    ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

    ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

    检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的相应栏目。9．2．3档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。9．3移交手续

    档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。9．4保管要求

    归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

    a)  归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

    b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。