宁夏回族自治区文书档案目录数据库

结构、数据交换与著录格式(试行)

1、范围

1.1 本标准规定了《文书档案目录数据库结构、数据交换与著录格式》的定义、数据交换与著录的格式和要求等内容。

1.2 本标准规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。

1.3 本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的库结构和数据的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。

2、定义

本标准采用下列定义：

2.1档案

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录。

2.2文书档案

反映党务、行政管理等活动的档案。       

2.3著录

是对档案的内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

2.4著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括分类号项、档案馆代号项、档号项、电子文档号项、缩微号项、题名项、文件编号项、责任者项、稿本项、密级项、保管期限项、时间项、载体规格项、全文标识项、主题词或关键词项、主办部门项等。

2.5必须著录项目

指全区范围的或由自治区档案馆组织的数据库，各馆、室在建库的过程中或进行数据交换时，必须设置的项目。

2.6选择著录项目

各馆、室可根据本单位数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

2.7条目

反映文件或案卷内容形式特征的著录项目的组合。

2.8著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 

2.9数据记录

描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据记录由若干个数据字段组成。

2.10数据字段

描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

2.10.1电子文档号

档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。

2.10.2缩微号

档案馆、室赋予档案缩微制品的编号。

2.10.3全文标识

标识档案全文位置的一组字符串。

2.10.4主办部门

文件在文书处理时的主要办理的部门名称。

2.10.5协办部门

文件在文书处理时的协助主办部门办理文件的部门名称。

3、数据库结构

本标准包括《案卷级目录.dbf数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）.dbf数据库结构与著录格式》和《文件级目录（2）.dbf数据库结构与著录格式》三个数据交换格式。

《案卷级目录.dbf数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）.dbf数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文件级目录（2）.dbf数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。

3.1 案卷级目录 .dbf数据库结构与著录格式

3.1.1 案卷级目录.dbf数据库结构及字段(见表1)

案卷级目录.dbf数据库结构及字段一览表          (表1)

注：“字段名称”指该字段的显示名称，“字段名”指数据库中的实际存取字段名称,字段类型中D为日期型，C为字符型，N为整数型。

3.1.2 案卷级目录字段著录格式

3.1.2.1 档案馆代码、档号、题名、全宗名称、文件起止日期、控制符为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

3.1.2.2 档案馆代码：档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录。档案馆代码在目录中心或报道交流时必须著录，并依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》使用规定的数字表示。

3.1.2.3 档号: 以字符形式赋予档案实体的,用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。编制档号的结构是全宗号-目录号-案卷号。如立档单位是中共宁夏自治区党委办公厅，其形成的长期保存的第123卷档案，可标识为057-2-0123。

3.1.2.3.1全宗号：全宗号是档案馆在管理档案过程中，赋予每一个立档单位的代码，新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可暂不填写，留待同级档案馆给定全宗号再行填写。全宗号用三位阿拉伯数字标识,如立档单位是中共宁夏自治区党委办公厅，可标识为“057”，表示57号全宗档案，。

3.1.2.3.2目录号：目录号是全宗内案卷目录的顺序号。目录号可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内不得有重复的案卷目录号,如自治区档案馆按不同保管期限设置案卷目录号,并以自然数标识,分别代表不同的保管期限。目录号1表示永久，2表示长期，3表示短期。

3.1.2.3.3 案卷号：按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号,用四位阿拉伯数字标识,如“0123”表示案卷号。不设重号,若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“