4.3.3对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档。

    4.3.4定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业。

    4.4  电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。

5.电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

5.1.1电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。电子文件的归档范围按照纸质文件的有关规定执行。

5.1.2记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。正式文件是纸质的，文件形成部门或保管部门已开始进行全文数字化工作的，则应当将纸质文件与数字化后的电子文件一同保留。

5.1.3当运用计算机系统进行公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应当适时进行备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作成纸质文件保留。

5.2 收集要求

5.2.1对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应当明确流程环节的责任者，采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

5.2.2 采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。电子文件原则上要转换成通用格式的电子文件，如不能转换，收集时应当连同专用软件一并收集。

    5.2.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

5.2.4 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

5.2.5 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

5.2.6 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一同收集。

5.2.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

5.2.8 套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

5.2.9 电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份。

5.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.2.12电子文件收集积累的通用格式

    5.2.12.1文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT。

    5.2.12.2图像电子文件：JPEG、TIFF。

    5.2.12.3音频电子文件：WAV、MP3。

    5.2.12.4 影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。

    5.2.12.5 用以全文检索的文件类型：TXT。

5.2.13专业电子文件的通用格式，由自治区档案局会同有关专业主管部门确定。