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起好头 迈开步 自治区档案局推动区属国有企业档案工作有序发展

发布时间: 2018.09.27 来源:业务监督指导处 作者:夏先江、李万勇

起好头 迈开步 自治区档案局推动区属国有企业档案工作有序发展

业务监督指导处:夏先江、李万勇

 

                

“归并集中、做优做大,理顺体制、统筹兼顾”。2016年,宁夏贯彻落实中央深化国企国资改革这一方针,加大区属国有企业重组改革力度,通过同类企业合并、僵尸企业资产清算等形式,最终形成9家最具规模和实力的区属国有企业,成为宁夏未来经济社会发展新的主力军,对推动全区经济结构战略调整、带动全区经济社会发展、全面建成小康社会具有重大现实意义。在此形势下,如何加强区属国有企业档案管理成为自治区档案局关注的一个紧迫问题。从2017年至今,自治区档案局紧紧围绕国企国资改革中心任务,主动督导服务,积极发挥作用,推动区属国有企业档案工作有序发展。

一、齐抓共管、形成合力,企业档案工作取得新成绩

2017年7月,自治区档案局以区属9家国有企业重组、改制为契机,成立调研工作组,开展了企业档案工作专项调研,对企业档案管理情况进行全盘摸底。通过调研发现,区属国有企业档案工作水平参差不齐,档案管理制度不健全、档案员一岗身兼多职、库室建设不规范、各门类档案收集不齐全、档案整理归档方法不科学的问题较为普遍。

针对这些问题,自治区档案局坚持问题导向,一方面以督导反馈的形式向企业通报存在的问题,提出整改意见,另一方面考虑到多数企业刚刚改制完成,历史积存档案少,为他们量身制定了企业(2017-2019)档案工作三年规划,即一年调研整改、两年夯实基础、三年巩固提升的工作目标,专门指定2名业务骨干对企业档案工作进行跟踪指导,帮助多家企业修定完善了《企业档案管理办法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》。通过区属9家国有企业和自治区档案局的共同努力,企业档案工作取得了新成效。

      

1.企业档案管理意识得到提升。自去年自治区档案局调研以后,各企业的档案管理意识普遍提升。区属9家国有企业均成立了副董事长或总经理负责的企业档案工作领导小组,将企业档案工作纳入董事会或总经理办公会的内容,与企业发展同研究同部署。宁夏农垦集团公司主动与自治区档案局对接,要求对改制前的存量档案进行指导,目前这部分档案已经通过规范化整理、数字化加工,全部向自治区档案馆作了移交。宁夏农投集团公司专门召开总经理办公会议,研究了本系统档案工作,邀请区档案局业务人员对集团公司和权属子公司档案员进行培训,指导档案人员对2016年集团公司档案进行业务实操。宁夏交投集团公司下发了《关于加强档案管理工作的通知》,督导权属子公司做好档案管理工作。宁夏旅投集团公司专门聘请档案专业人员,对公司形成的档案进行规范整理。

2.档案安全工作得到普遍重视。区属9家国有企业自2016年基本完成改革、重组以来,其中有大部分企业受制于办公用房简陋、租住条件有限的影响,没有专门的档案室或档案室建设不规范,严重影响档案安全。通过督导检查,9家企业均解决了档案室用房问题。宁夏农垦集团公司搬入新办公楼后,投资50余万元,建立了3个共300平方米的档案室,安装了8组48列6层双柱式档案密集架,按照档案室“八防”要求安装了楼梯间隔离门、档案室防盗门,添置、配备了防光阻燃材料窗帘、灭火器、防磁柜等设施。宁夏交投集团公司克服租赁用房紧张,经多次与交通厅协商,最终同意为公司腾出一间122平方米的房间作为综合档案室,档案室所需各种设施设备已完成采购,预计8月份投入使用。其他各企业也千方百计完成了档案库室的设置,采购配备了档案室所需的五节柜、灭火器等设施设备,为确保档案安全管理打下了良好基础。

3.档案信息化建设初见端倪。在档案信息化管理上,宁夏电投集团公司购买了紫光档案管理系统,实现了文件材料的归档录入、原文挂接和检索利用功能,已初步达到档案信息技术管理条件。宁夏农投、电投、交投集团公司还依托权属公司开发了“OA”文档办公软件,并在软件的深度开发上,正在朝“文档一体化”方向努力。宁夏旅投集团公司还希望在自治区档案局的帮助指导下,建设数字档案室。

4.档案管理网络得到强化。从检查情况看,企业在加强自身档案管理的同时,也在发挥对权属子公司的监督职能。集团公司对权属子公司档案指导服务滞后现象有所改善。宁夏农投集团公司聘请档案专业人员针对权属子公司开展档案整理指导工作,帮助公司开展历史积压档案的整理。宁夏交投集团公司按照档案管理“四统一”要求,督导各权属公司要始终与集团公司保持步调和行动上的一致,指导权属公司建立综合档案室,开展相关档案业务。宁夏旅投集团公司督促下属几家破产企业对档案进行整理,及时向自治区档案馆移交。宁夏农垦集团公司拟于下半年举办权属公司和各农场档案工作人员培训班,提高全系统档案人员业务水平。其他几家企业也在积极策划,拟将开展对所属子公司档案工作的指导服务。

   

二、正视短板、找准差距,亟待解决的问题仍然突出

区属9家国有企业从2016年改制、重组至今,虽然档案工作方面取得了长足的进步,但仍然存在一些比较突出的问题亟待解决。

1.档案业务规范性文件的制定过于粗糙。区属9家国有企业的《档案管理制度》《档案工作规章》总体要好于档案业务规范。比如《企业档案管理办法》《企业档案工作制度》的制定上比较规范,但在档案业务规范的制定上还不能贴合各门类档案整理实际,存在照搬照抄《规范》现象。比如《企业档案分类编号方案》《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》,在具体的制定中,没有按照企业管理、经营、生产、专业等职能认真划分文件属性,制定分类标准,导致相关业务规范不能指导实践服务。

2.档案人员业务技能水平普遍不高。区属9家国有企业均配有兼职档案人员,但真正懂档案业务、会实际操作的档案管理人员不多。比如多数档案员在档案分类上只是按照“收发文”“上下级”的方式,对文件材料进行归类整理。客观上讲,企业档案人员身兼多职,任务重,是造成不会整理、不会管理档案的原因之一,但从另一方面讲,企业缺乏对档案工作人员的业务培训是主要原因

3.缺乏示范性成果的引领。区属企业在近年来的档案管理中,由于受管理理念、重组、技术技能、资金投入等制约,加之与档案管理部门缺乏有效联络沟通,在档案的规范化管理中,始终没能形成一套从档案制度规范到收集整理到硬件配置的具有一定操作性、代表性的能为兄弟单位提供借鉴的档案管理经验,导致企业在档案管理方面缺乏示范引领。

三、坚持问题导向、明确努力方向,推动企业档案工作规范化建设

自治区档案局将抓住区属国有企业改制、重组成立时间短,历史档案积压少的特点,进一步加强与企业的联络合作,以当前最主要、最突出的问题为导向,提供切实可行的监督指导意见,为企业档案工作的规范化建设做好服务。

1.对企业各类业务规范性文件予以审核。以今年开展的企业档案工作检查为契机,对《企业档案分类编号方案》《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》予以审核,为企业档案规范化建设把好质量关。

2.通过技术引导、常态化培训,提升档案员的业务水平和实操能力。以线上线下“双轨制”方式开展多方位培训、指导服务,引导企业档案人员提升业务实操能力。一是开展年度企业档案人员培训,按照先理论,后实操的形式,对有需求的企业档案人员予以技术培训和定向辅导,提升档案人员业务技能;二是通过自媒体信息技术,建立“宁夏档案工作室”“档案交流群”微信公众号和微信群,在线上及时发布企业档案工作手册、档案法规解读、参照模板、PPT课件等业务工作信息,为有需求的性质相同的企业提供参照样本;三是鼓励“走出去”和“请进来”,即自治区档案局业务人员实地上门指导服务,企业档案人员主动上门请教学习,及时化解企业档案管理中遇到实际困难。

3.通过示范引领,为企业档案工作注入活力。拟于今年10月底前,选取一至二家档案基础工作比较好的企业,集中人力、时间进行档案规范化示范档案室建设,树立标竿,为企业间相互借鉴观摩提供借鉴标准,促使企业档案工作水平在比、学、赶、帮、超中逐渐得到提升。 

   



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