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关于加强机构改革中档案处置工作意见的通知

发布时间: 2018.11.06 来源: 作者:

 

宁夏档案局文件

 

 

 

宁档发〔2018〕38号

                        

 

关于加强机构改革中档案处置工作意见的通知

 

各市、县(区)档案局(馆),区直各厅局委办,各人民团体、直属事业单位:

为切实做好机构改革中的档案处置工作,维护各单位档案完整与安全,确保档案不因机构变动而遭受损失或发生泄密,根据中央和自治区机构改革有关档案处置工作的要求以及档案工作有关法律法规规定,现就机构改革中档案处置工作有关事项通知如下。

一、档案归属与流向

涉及机构改革单位(以下简称涉改单位)的档案处置工作,以维护全宗单位档案的齐全性和完整性、确保档案的安全规范管理、方便档案查阅利用为原则。具体要求如下:

(一)不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位的档案,自变动之日起全宗终止,档案实行封口管理,不得分散。其档案按规范要求整理好并数字化后,移交同级国家综合档案馆。组建的新机构,档案确因工作需要暂时保留在涉改单位的,必须书面报同级档案行政管理部门同意,由新机构代为保管,待达到规定年限后再移交同级国家综合档案馆。

(二)以原机构为基础组建、或更名、或职能优化的部门和单位,沿用原档案全宗。

(三)组建的新机构自成立之日起,新设档案全宗进行管理。

(四)组建的委员会或领导小组,其办事机构设在有关部门的,不单设档案全宗,其档案纳入有关部门档案全宗进行管理。

(五)归口部门统一管理、对外保留或加挂牌子的机构,不单独设档案全宗。

(六)因整合、优化需要,原机构的部分职责划入其他机构,划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗,不得分散,不得擅自带入新机构。相关机构需要利用该部分档案的,档案保管部门应按照规定提供利用。

二、处置范围与内容

(一)处置范围

这次机构改革所涉及的各级党委系统所属部门和单位、各级人大所属部门和单位、各级人民政府所属部门和单位、各级人民政协所属部门和单位,以及机构改革涉及的群团组织、事业单位、企业等,均须按照档案的归属与流向做好档案处置工作。

(二)处置内容

1.档案

文书档案:包括机构改革前保管的和机构改革过程中形成的全部文书档案。

科技档案:包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。

专业档案:包括会计档案、审计档案、已故人员人事档案,以及业务职能活动中形成的业务档案等。

音像档案:包括照片、底片、数码照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。

实物档案:包括公务礼品实物及其附件、文字说明材料,印章、奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品,领导同志签字题词、字画、手迹、原单位招牌等。

电子档案与数据:包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等。

2.资料

包括各种业务职能活动中形成的资料,以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。

3.检索工具

包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

三、处置工作要求

(一)迅速制定处置方案

各涉改单位应制定本单位《档案处置与管理工作方案》,明确档案归属与流向,档案处置工作负责机构和人员,档案收集、整理的要求,档案清点情况、交接程序及日常的保管、利用要求,统计档案门类、数量,编制档案处置工作时间表。《档案处置与管理工作方案》应在机构改革方案正式公布后一月内报同级档案行政部门审查

(二)全面加强收集清点

各涉改单位应加强对各门类档案的收集与清点,确保文件材料归档齐全完整。特别要结合单位主要职能,对职能工作中可能形成的文件材料列出清单,对照清单清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料。档案收集清点工作要造册登记,负责人签字,做到应收尽收,应归尽归。收集清点的档案形成时间截止到组建的新机构成立之前(以新机构名称对外开展工作之日为时间点,下同)。

(三)认真组织鉴定整理

各涉改单位应严格按照国家和行业的有关档案标准规范对所有档案进行鉴定整理,并编制好检索工具,完善全宗卷,方可移交给同级国家综合档案馆或组建的新机构。组建的新机构成立之前形成的文件材料归入原机构档案全宗,由各涉改单位负责整理;组建的新机构成立之后形成的文件材料,由组建的新机构收集整理归档。各涉改单位机构改革期间,严禁销毁任何档案。

(四)严格规范处置手续

各涉改单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续,对散存在单位各内设机构和个人手中的档案,由单位档案室统一接收,办理交接手续。二是规范向同级国家综合档案馆或新机构移交手续,移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下,确认无误后双方在交接文据上签字,一式三份,由交接双方分别存入各自全宗永久保管,1份交同级档案行政管理部门备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起至2018年底完成。

四、强化组织保障

(一)切实加强领导

这次机构改革涉及面广,时间紧,档案处置任务重。档案作为历史的见证,文明传承的血脉,是党和人民的宝贵财富。全区各级各单位要高度重视涉改单位的档案处置工作,要提高政治站位,要把涉改单位档案处置工作纳入机构改革组织实施的总体部署,切实加强组织领导。各涉改单位成立档案处置工作领导小组,单位主要负责人担任组长,要组织精干力量做好档案处置的各项工作,《档案处置与管理工作方案》要提交单位党组织专题研究,要细化工作铺排,倒排时间工期,把好时间节点,做到档案处置工作与机构改革工作同步推进

(二)严格落实责任

各涉改单位主要负责人要切实担当起档案处置工作的主体责任,把档案清查及收集、鉴定、整理、移交等每环节任务都明确到岗、责任到人,做到档案处置不到位,处置队伍人员不能散。各级深化改革领导小组及办公室要把档案处置工作纳入专项督查的内容,加强统筹与协调。各级档案行政管理部门要履行业务主管责任,提前介入,加强业务指导和服务。各级国家综合档案馆要组织专门力量做好涉改革单位档案接收服务工作。

(三)严肃纪律规矩

涉改单位档案处置是一项政治性、政策性很强的工作,必须严明工作纪律与规矩。在机构改革过程中,任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。对机构改革中造成档案丢失、损毁、泄密的单位和个人,对拒不按国家规定处置和移交档案的单位和个人,要严格依据《档案法》《保密法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》(国家档案局第30号令)的规定,追究单位领导和有关人员责任。各级纪检监察机关要严肃查处涉改单位档案处置工作中的失职、渎职行为

 

 

 

 

                                      宁夏回族自治区档案局

                                         2018年11月5日



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