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电子文件的归档

发布时间: 2013.06.05 来源: 作者:超级管理员

电子文件的归档是指将电子文件经过整理确定档案属性后,从电子计算机存储器或网络存储器上,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存的工作过程。
    一、归档要求
    对电子文件归档的要求,主要是真实、完整,达到档案的功能价值。做到这一点,必须做好以下工作:
   (一)遵从归档各阶段的规定、标准,如收集、积累、整理、鉴定等环节的各项规定、标准;

(二)准确说明电子文件的软硬件环境;
   (三)归档电子文件的格式应为工业标准,在标准的用户界面下操作,支持不同的平台,与现有的设备兼容,能以标准的数据库语言与数据库相连。
    二、归档方法
   (一)录入存储载体
    将应归档的电子文件最终版本录入存储载体上。这个过程一般是归档人员对经过整理 确定保管期限等档案属性后,录人在存储载体上,胶机后可另外放在它处。一般要求拷贝两套,一套封存,一套提供阅。
   (二)压缩归档
    采用数据压缩工具,对电子计算机网络上应归档的电子文件进行压缩操作,录入到存储载体上。这种方法对将来的电子档案管理有利。
   (三)备份归档
    一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行备份操作。
思考题:
1 .电子文件整理工作内容是什么?
2 .电子文件鉴定工作内容是什么?
3 .电子文件归档工作的内容是什么?

 



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