当前位置:首页 > 网上课堂

文书工作的组织

发布时间: 2013.07.10 来源: 作者:超级管理员

 

文书工作是机关工作尤其是办公部门工作的重要组成部分,因此每个机关都设置一定的机构,配备一定的人员,采取一定的组织形式,建立一定的规章制度,以对其作出科学有效的安排。同时,要对其进行集中统一的管理并教育全体工作人员重视此项工作。

一、文书机构和文书人员

任何一个相对独立的机关单位,都处于一定地位,具有一定的职能,担负一定的管理任务。各个机关为了行使自己的职权和完成承担的任务,需要同上下左右机关发生联系,为了适应这种联系,每个机关又根据需要在内部进行科学的分工,设立相应的各种内部机构。文书机构通常附设于办公部门之内,由办公部门负责人领导。鉴于文书机构附属于办公部门之内,不设专门文书机构的机关,就由办公部门配备人员专管或兼管。所以,人们一般就把办公部门看作是文书部门或总称为“文秘”部门,而且整个机关的文书工作亦确实是由它统管的。但是,一个机关的文书工作并不仅仅是文书部门的事,各个业务部门和业务人员因经管某项业务,也形成并处理文件,他们也在不同程度上参与文书工作。在较大的机关里,各个业务部门本身也有文书机构或专兼职的文书人员。因此,从广义来讲,各个业务部门都可以说是文书处理部门。但是机关中的业务部门与文书部门毕竟有所不同。就其作用看,前者的作用主要通过实现其本身职能而得到发挥;后者作用则主要是通过文书工作去联结、协调和促进机关的各项工作而得到显示。

二、文书工作的组织形式

文书工作的组织形式,是指一个机关采取什么样的工作形式,对文书处理程序的各个环节作出科学而有效的组织安排。它是关系到文书工作效率和质量的组织措施和保证。

根据我国机关设置及文书工作的实际情况,目前,各级各类机关所采取的文书工作组织形式有两种。

()集中形式

据文书处理的工作量设置文书机构或专职人员来承担这一工作。其他业务部门不再设置文书  工作组织机构或专职、兼职人员,有关文书工作由办公部门的文书人员直接与机关领导和各业  务部门的承办人员联系。

()分工形式

即机关的全部文书工作由办公部门和业务部门共同分工承担。在机关办公部门中设置文  书工作机构,各业务部门亦设文书工作机构或专职、兼职人员分别处理有关文书工作。在具体  分工上可视机关具体情况而有所不同:一种是按处理环节分工,即把文件的收发、印刷、文稿把关、催办等放在总的文书部门,而文件的承办、归档文件的整理等分给业务机构的文书部门、专  职或兼职人员、承办人员来做。另一种是按文件内容和职责范围分工。即把方针政策性或涉  及整个机关的全面性或重大问题的文件,以及以机关名义发出的文件,主要放在总的文书部门处理,把属于具体业务问题的文件,主要由有关业务单位的文书部门或文书人员处理。还有一种是按文件的政治要求和业务特点分工。即机关的文书工作基本集中于总的文书部门,而一些有关人事、组织、保卫工作的文件或财务文件、生产技术管理文件,则明确分工由组织部门、财务部门、生产部门处理。

总之,不管采用哪种形式,都要从本机关的实际需要出发,以能及时、准确地处理文书,提高机关的工作效率和方便工作为原则,并要考虑本机关的职权范围大小、内设机构的层次数目、收发文数量多少、驻地分布及文书人员的配备情况。

三、文书工作制度

科学的工作制度是机关工作有序进行和实现工作目标的保证。为使工作进行得更加有  效,各机关在建立了文书工作机构和人员,确定了适当的组织形式之后,还要认真考察本单位文书形成、处理和管理的各个环节,掌握它的规律和特点,建立健全文书工作制度,如文件的拟制、处理、归档制度及岗位责任制、文书工作组织办法等,使文书工作人员和业务人员在工作中有所遵循。

四、文书工作的组织领导

文书工作有一个显著特点,即它不是任何机关或任何职能机构的专门业务,而是各个机关或职能机构都需运用的一种实现自身职能的工作手段。不仅涉及到本机关各内部职能机构,而且涉及到上下左右的机关,是整个国家机关系统中一个不可分割的环节。因此,文书工作需要有统一的做法,统一的要求,统一的规范,统一的指导,才有利于整个国家机关工作的运转。

文书工作必须实行统一管理的原则。即:

()全国党、政、军系统的文书工作,分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅进行统一指导。由它们建立全国性的规章制度,颁发全国性的条例、办法,召开全国性的会议等。

()各个机关的文书工作由机关的秘书长或办公厅()主任负责统一领导,文件由文书  部门统一收发、分办、传递、用印、整理、归档和销毁。机关内各个部门的文书机构和文书人员,要以总的办公秘书部门为核心构成文书工作组织体系,由总的办公秘书部门进行统一管理、统一指导。

()在上下级机关之间,由上级机关的办公厅()负责对下级机关的文书工作进行业务指导。

五、文书工作人员的职责

任何一个机关,不管采用什么样的文书工作组织形式,其具体的工作任务,最终都是由文书工作人员来承担的。因此,具体负责文书工作的人员对文书工作必须予以足够的重视。要熟悉业务,指导工作。平时要抓好文书队伍建设,抓工作效率,抓工作检查。文书人员处于工作的第一线,在工作中要埋头苦干,加强锻炼,积极提高自身的素质,具备必要的修养。文书工作是沟通机关上下左右的枢纽,是信息传递的中心,是机关工作的重要环节,机密性强,责任重大。每个文书人员都要有高度的政治觉悟和工作责任感。要有实事求是和严谨的工作作风,要有保守机密观念和甘于平凡的精神,要在精通本行业和机关的专业知识上下功夫,要学习现代科技知识、法律知识等,掌握电子计算机知识和现代传输技术,以在文书工作实践中做出更大的贡献。



版权所有(C)宁夏回族自治区档案局馆 制作维护:宁夏回族自治区档案局馆技术处

地址:银川市金凤区人民广场东街197号(750002)

QQ:3042893 宁ICP备06001489号