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 档案的网络化管理




作者：宗艳芹 来源：《中国档案报》




一、档案网络化管理的特点
1、管理对象数字化。网络化管理不会改变档案的性质和内容。档案在网络化管理中的变化主要会发生在其形式载体上和人们对其实体和信息内容的管理与使用方式上。档案的载体从目前看首先会进一步多样化，然后会进一步趋向非直观化，也就是说以“机读档案”为典型代表的适宜于计算机等现代化信息技术处理、管理的载体形式将日趋取得统治地位。传统的档案管理对象是以纸质载体形式的档案为主，这使得档案的载体与内容信息密不可分。而现在工程档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”——存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息。这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术媒介发挥其对公司业务活动的日常作用，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身。分离后的档案内容信息将日趋实用化，而档案实体将被作为最原始的也是最终的凭证精心保存。当然这会引起到底什么是档案，数字化的档案信息具不具有理论上和法律上的效力的争论。而如果数字化的档案信息彻底解决了其可靠性、可信性问题，传统的、直观性的纸质档案恐怕真的会被彻底淘汰。
2、信息服务网络化。网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将工程档案信息管理与文书、资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。这种融为一体不仅仅指它们都分别采用了自动化管理，在技术手段上没有什么区别，更是指档案、文书、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成一个包括各种信息资源在内的“公司信息资源系统”实现所谓“信息资源共享”。以往利用者必须来到档案室才能利用，而现在通过网络他们可以在自己的办公室甚至设计现场的终端前对档案数据库进行实时浏览、访问。我们以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件。不必再到档案室阅览或提晒底图。节省了利用者的时间，提高了利用效率。
3、档案收集网络化。收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定室藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。
二、实行网络化管理应注意的问题
1、应重点抓好数据库建设。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以在进行档案前处理时，所提示的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。否则难以满足利用者的各种检索要求。我们在设置字段类型时，比较注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则。
2、注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。
3、注重电子文件的收集。在电子文件收集方面我们只是刚刚起步，目前只对工程图进行网上收集。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以我们及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。
4、及时进行设备的更新换代。实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。因此，适时地更新设备则是保证“网络化”高效率的重要前提

 


  发帖时间  2009-07-14 11:04    发帖者IP  保 密楼 主  楼主  
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